Deze vraag is eenvoudig te beantwoorden met enkele feiten:

• We hebben al meer dan 20 jaar ervaring in de ontwikkeling van Access-applicaties voor KMO’s.
• Meer dan 30 van onze klanten gebruiken dagelijks op intensieve basis Access-applicaties om hun administratieve taken te ondersteunen.
• Per bedrijf loopt het aantal gebruikers op tot een 50-tal zonder performantieverlies.
• Microsoft Access bestaat al langer dan 20 jaar en zal nog lange tijd ondersteund worden door Microsoft aangezien het een onderdeel is van hun Office Suite.

Daarnaast biedt Microsoft Access vele voordelen voor het organiseren en beheren van informatie. Enkele van de meest voorkomende redenen voor het gebruik van Microsoft Access omvatten:

• Het centraliseren van data verspreid over meerdere Excel-werkbladen, werkmappen of andere bestandstypen.
• Het maken van aangepaste data entry formulieren met zoekmogelijkheden, selectievakjes, keuzelijsten en tekstvakken die gemakkelijk kunnen worden gefilterd.
• De mogelijkheid om meerdere gebruikers toegang te geven en data tegelijkertijd te bewerken.
• Aangepaste en gestandaardiseerde rapporten die kunnen worden gemaild, afgedrukt, geëxporteerd naar Microsoft Excel en/of Microsoft Word, gekoppeld aan een SharePoint-lijst of uitgevoerd naar andere formaten.
• Integreren van data met andere softwareprogramma’s zoals boekhoudkundige programma’s, CRM-software,…

Microsoft Access is zo populair omdat het onderdeel uitmaakt van de bekende Microsoft Office Suite met applicaties zoals Word, Excel, Outlook,… die elk marktleider zijn in hun categorie. Dit heeft als voordeel dat de interface voor veel mensen herkenbaar is. Microsoft heeft heel veel inspanningen geleverd om alle applicaties van Office goed te laten samenwerken. Zo kan Access eenvoudig data uitlezen uit een Excel-file of een mail genereren in Outlook. In Microsoft Access kan er ook veel sneller ontwikkeld worden dan in andere softwaretoepassingen. U mag hierbij rekenen op een kost en tijd die tot 5 maal lager ligt.

Er is geen limiet voor de soorten toepassingen die gebouwd kunnen worden met Microsoft Access.

• Boekhouding
• Orderbeheer
• Voorraadbeheer
• Contactmanagement
• Projectmanagement
• … zijn slechts een paar mogelijkheden

Sommige bedrijven vinden dat de beschikbare softwarepakketten hen niet de flexibiliteit geven die ze nodig hebben om hun informatie vast te leggen of te verwerken. Daarom kiezen ze ervoor om een aangepaste Access-applicatie te laten bouwen die speciaal ontwikkeld is voor hun zakelijke behoeften. Met Access 2013 heeft Microsoft de soorten databases die gebouwd kunnen worden uitgebreid. Access 2013 maakt het mogelijk om Access-databases met SharePoint interfaces te creëren alsook gebruik te maken van een cloud gehoste SQL Server Azure-database. Met Access 2013 breidt Microsoft het vermogen van de Access-databases uit door te integreren met cloud-oplossingen zoals Microsoft Office365.

Access is zeker geschikt voor meerdere gebruikers. Men moet wel onderzoeken hoeveel gebruikers het systeem moet ondersteunen en hoe schaalbaar dit moet zijn naar de toekomst toe. Wanneer u hier een antwoord op heeft, kunt u de keuze maken tussen een 2 tier of een 3 tier software-infrastructuur. Eerst een woordje uitleg over de verschillende manieren waarop Microsoft Access kan ingezet worden. Voor we starten met de ontwikkeling van de applicatie, moet er goed nagedacht worden over de infrastructuur van de oplossing. Zo bestaat een software infrastructuur vaak uit 3 lagen:

• Presentatielaag: deze laag laat toe om gegevens in te geven en te bekijken.
• Bedrijfslogicalaag: deze laag bevat data validatie, bedrijfsregels, berekeningen.
• Datalaag: Deze laag zal instaan voor de data opslag.

De eenvoudigste oplossing is om de 3 lagen onder te brengen in een Microsoft Access-applicatie. Dit is een goede oplossing wanneer het gaat om een applicatie die slechts door 1 persoon gebruikt wordt. Dit is een infrastructuur die in bedrijven bitter weinig voorkomt. Deze set-up noemen we 1 tier. Als we een stap verder gaan, groeperen we de presentatie- en de bedrijfslogicalaag tot één applicatie en vormt de datalaag een andere applicatie. De presentatie- en de bedrijfslogicalaag worden ontwikkeld in Access. De datalaag kan ontwikkeld worden in een Access-database of SQL-server. Het verschil tussen de twee oplossingen van de datalaag wordt hieronder verder besproken. Deze set-up heten we een 2 tier. Bij de laatste stap heeft elke laag een eigen applicatie of service. Zo gebruiken we Access als presentatielaag, verwerken we de data in een serverapplicatie die op zijn beurt kan opgeroepen worden vanuit nog andere applicaties. Hierbij denken we aan webshops, kassasystemen of B2B-websites. Voor de datalaag kiezen we hier voor een SQL-server door zijn hoge performantie en betrouwbaarheid. Deze set-up noemen we een 3 tier.

De belangrijkste voordelen van een SQL-server database ten opzichte van een Access-database zijn:

• Hogere betrouwbaarheid
• Betere prestaties
• Minder netwerkverkeer
• Verhoogde schaalbaarheid

Nadelen zijn grotere implementatiekosten en een complexere, ondersteunende omgeving. Voor kleinere bedrijven en ondernemingen met slechts een aantal gebruikers (max. 10) met bescheiden gegevens (max. 50.000 records) en zonder hoge betrouwbaarheidseisen is een Access-database de beste oplossing. Indien deze parameters niet (meer) voldoen aan de sterke groei van uw organisatie, dan bent u beter met een klantserver oplossing zoals SQL-server.

Microsoft Access is te verkrijgen in de meest courante talen. Door gebruik te maken van het FirmWare framework zijn uw formulieren en rapporten te vertalen in 4 vrij te kiezen talen. De correcte taal wordt gekozen op basis van de gebruiker die inlogt of afhankelijk van het document dat naar een specifieke klant dient verstuurd te worden.

Het FirmWare framework ondersteunt alle munteenheden en is voorzien van verschillende, up-to-date wisselkoersen.

Visual Basic lijkt goed op Visual Basic for Applications, welke gebruikt wordt voor de ontwikkeling van Access. Dit is dan ook een goede reden om de overstap te maken naar Access aangezien de conversie snel en kost-efficiënt kan verlopen.

Eerst moet er onderzocht worden wat de reden is van de vertraging. Dit kan te maken hebben met een aantal factoren waarvan de meeste optreden na enkele jaren:

• Het aantal gebruikers is over de jaren toegenomen en de huidige infrastructuur is daar niet meer op voorzien
• De hoeveelheid data is toegenomen
• Er wordt teveel onnodige data opgevraagd op bepaalde schermen
• Er worden berekeningen uitgevoerd die niet (meer) relevant zijn
• Functies of berekeningen werden uitgebreid en complexer

Veel problemen worden duidelijk na een revisie van de applicatie en kunnen nadien structureel aangepakt worden. Zo hebben we voor de meest voorkomende problemen met Microsoft Access beproefde oplossingen die uw applicatie nieuw leven inblazen.

Neem vrijblijvend contact op met ons via contact@accessopmaat.be of bel ons op: +32 (0)55 30 31 18. Dan bekijken we samen wat de beste oplossing is voor u.